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档案库房是如何建立安全高效的管理措施

目录:公司新闻点击率:发布时间:2020-03-21 09:20:24

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1.收集有用资料

需要扩大基层档案室对材料的收集范围,对基层档案员需要进行专业知识培训,利用所学专业的档案知识做好档案资料内容的采集和鉴定工作,去其糟粕,取其精华,删掉重复和无用的文件资料,进而保证档案资料的质量,同时需要防止重要材料的丢失。

2. 建立档案索引

在电脑已广泛使用的情形下,充分利用现代化的设施条件进行电脑资料录入、检索文件、统计资料、借阅档案等工作,可以改变以往较为落后的手工操作,在提高工作效率同时可以减少工作失误的发生,为基层档案室以后能更加安全平稳的运行打好良好基础

3 .科学规范存放

要根据不同部门的档案进行专门存放,要对档案进行分类式存放,并定期对存放部分进行维护式处理,及时对超日期存放以及没有保存价值的档案资料进行销毁,以确保档案的实用价值,并且保证档案管理工作的顺利安全运行。

4 .稳定管理队伍

基层单位的档案管理工作人员有很大一部分为兼职,并且人员流动性比较大,所带来的不利结果就是工作人员责任心弱,这对维护基层档案安全性及完整性来说非常不利。要更好地解决这个难题,就需要基层领导干部重视基层档案室工作人员的梯队建设。首先,要充分明白档案室管理工作人员岗位的重要性,摒弃“谁都能干”的偏见;其次,要把档案管理人员队伍组建当作基层发展的重要基础工程来对待,制订科学合理的组建计划,确定能保证档案管理梯队的备用力量充足。

5 .加强基层档案室工作人员的素质

加强对档案工作人员的素质教育和培养,使他们能更加熟悉档案管理工作的各个基本环节和要求,充分调动工作人员的能动性,摒弃传统的陈旧的管理观点,争取机会能到更大型的档案管理部门进修学习,开阔眼界,熟知本专业最新动态,主动积极探索更加先进的管理模式,使档案管理工作更加科学、实用,从而保证档案管理工作出错更少,保证最大限度的安全。安全高效的档案管理工作是一项长远而又复杂的工程,其最终目的是保证档案材料能得到最有效的利用。基层档案室目前尚不具有搞大城市那种“高、大、上”的运行模式,在实际工作中需要根据当地现有基础条件创建出一套保证档案管理工作安全运行的管理方式,来更好地实现基层档案资料管理的职能,满足基层地方的实际需要。

6.采用先进的档案存储设备

对于档案存放,智能安全高效一体化的档案存储工具档案密集架是必不可少的一环,采用更安全高效的档案存储工具也是基础单位需要落实的重要一点。对于档案密集架的质量把控也是对档案存储高效智能系统化的基础工作。

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